Move Fast and Don't Rush
(Muévete rápido, sin prisas — Versión en español a continuación)
Last week, I bought a gelato shop in Andalusia.
I tell you this not to brag (or to admit to an extreme and fairly late mid-life crisis), but rather to tell you what I’ve learned about speed and focus and calmness in a business that can melt away your inventory if you’re a bit too languid or relaxed.
And I say “learned,” because my understanding of speed was mostly theoretical until now.
In fact, I’m pretty sure I associated moving fast with a frenetic nervous system. Which is understandable, since my own work as a coach, consultant, and writer relies on deliberate thinking and careful execution.
When I rush, it’s because I’m frantic about something. And when I’m frantic, the quality of my product plummets.
And without realizing it, I was projecting that understanding onto my clients.
But some businesses require speed.
The Gelateria
For people who know me, this whole thing will take some explaining, but that will have to wait for another edition of The Buoyant Leader.
Suffice to say, I’m now the proud owner of Gelateria Natura.
I’m getting an hour-by-hour crash course in gelato, coffee, refrigeration, signage, inventory, bureaucracy, CoGS, profit margins, industrial cleaning supplies, food handling certification, and what shoes will guarantee that you fall on your ass on a puddle while scooting over to the sink to rinse out a dirty scoop.
The hardest part, so far, has been getting the gelato out of the deep freezer in the back and into the display freezer in the front. With 20 flavors, this takes time. And time is the enemy of good looking gelato.
Context: Andalusia, like most of Spain and much of Europe, has been experiencing an unprecedented heat wave.
As in:
A hundred and freaking eight? Are you kidding me?
What this means is that the ambient temperature in the shop, with the minisplit cranking at 61 F, doesn’t drop below 83 F.
And what this means is that the tubs of gelato start sweating and melting the very second I take them out of the chest freezer
And what this means is that I have to transport those tubs from the back to the front as fast as possible. That includes loading them on a cart, moving them, removing their lids, arranging them in the display freezer, popping in the labels, and closing the freezer in fewer than 5 minutes.
Which means I am hauling ass.
Moving Fast or Rushing?
At first, I was rushing. I could feel the panic. Especially after placing a large order to the fancy gelato supplier from Turin, Italy, I became very proprietary about my inventory. These tubs were my babies. (Especially the vegan ones, if I’m being completely honest. Sorry, Nocciola and Stracchiatella.)
And in my haste, I almost dropped tubs several times by picking them up by the long ends rather than the short ends. (By the time you finish reading this, you will probably have enough knowledge to avoid at least a dozen of my mistakes.)
I bumped the trolley into the plastic hanging partition between back room and shop and knocked it completely off its track. (I’ve since replaced it with a large orange beach towel until I can find a drill.)
And I could feel the anxiety building up as my nervous system clicked into higher and higher gear.
I got snippy with my family members, who are here indulging my weird pivot.
I radiated the opposite of calm happiness as I dealt with the buying public. (Especially when they ordered in Spanish, which down here sounds very different from the Castilian I’ve been learning.)
And that’s when I realized that I needed to find a way to move fast without rushing.
Rushing
I guess the definition of rushing is trying to go faster than is possible, or wise. I’ve often advised people to “not push the river.” And now I have a sense of what that means in practice.
Moving Fast
Moving fast is simply doing what has to be done next, one step at a time, without unnecessary delay.
As I’ve repeated the morning and evening gelato routines for a week now, I’ve gotten better at them. I have to think less about what happens next: how to prop up the deep freezer, how to grasp the tubs, where to place the lids, how to arrange the flavors, and so on.
I’m not on autopilot, but something akin to it. A combination of muscle memory and focused, relaxed attention to each task, each moment.
I might even describe it as meditative.
Because that combination — automaticity and presence — means I can go fast and stay calm.
More than that: I’m learning how to access calm through speed.
So now when I talk with my clients about their stressful lives, full of deadlines and urgencies and “gotta-be-done-yesterdays,” I have a better sense of how to guide them.
First, connect with breath. The old 4-6 breath is my new best friend. There’s no way to rush without rapid, shallow breathing.
Second, conduct a 3-second body scan. There’s no way to rush without excessive muscle tension.
Third, get in touch with an intention to guide the work. I want to infuse my product with peace, love, and joy, so I view the rapid transition from one freezer to another as a way to imbue the gelato, the shop, and myself with those qualities.
Your Turn
Think about a recurring situation in your work where speed matters, where things need to get done fast and well. The investor deck due tomorrow. The production issue that just hit. The decision your team needs from you before lunch.
Now ask yourself: when I’m in that situation, am I moving fast, or am I rushing?
Here’s a quick test for next time. Right before you dive in, take ten seconds:
Breathe. One 4-6 breath. Four counts in, six counts out. If you can’t slow your breathing, you’re rushing.
Scan. Three seconds. Where is the tension? Jaw, shoulders, gut? If everything is clenched, you’re rushing.
Set an intention. Not a to-do. An intention for how you want to show up in the next five minutes. Calm, clear, generous, whatever quality you want to infuse into the work.
Then go. Move as fast as you need to.
Afterward, notice: did the quality of the work change? Did the people around you respond differently?
Drop me a line at howiejacobson.com. I’d love to hear about your experience.
And if you’re in town, the first scoop’s on me.
And now, en español (translated by Claude, not Howie :)
Muévete rápido, sin prisas
¿Se te derrite el inventario? Date prisa y respira.
La semana pasada compré una gelatería en Andalucía.
Te lo cuento no para presumir (ni para reconocer una crisis de los cuarenta bastante extrema y algo tardía), sino para contarte lo que he aprendido sobre la rapidez, la concentración y la calma en un negocio que puede derretirte el inventario si te lo tomas con demasiada parsimonia.
Y digo «aprendido» porque, hasta ahora, mi idea de la rapidez era sobre todo teórica.
De hecho, estoy bastante seguro de que asociaba ir rápido con un sistema nervioso frenético. Lo cual tiene sentido, porque mi propio trabajo como coach, consultor y escritor depende de pensar con calma y ejecutar con cuidado.
Cuando voy con prisas es porque algo me tiene agobiado. Y cuando estoy agobiado, la calidad de mi trabajo se desploma.
Y, sin darme cuenta, proyectaba esa idea sobre mis clientes.
Pero hay negocios que exigen rapidez.
La gelatería
Para quienes me conocen, todo esto requerirá unas cuantas explicaciones, pero eso tendrá que esperar a otra edición de The Buoyant Leader.
Baste decir que ahora soy el orgulloso propietario de Gelateria Natura.
Estoy haciendo un curso intensivo, hora a hora, de gelato, café, refrigeración, rótulos, inventario, burocracia, coste de la mercancía, márgenes de beneficio, productos de limpieza industrial, carné de manipulador de alimentos y de qué zapatos te garantizan caerte de culo en un charco mientras te acercas al fregadero a enjuagar una cuchara sucia.
Lo más difícil, hasta ahora, ha sido sacar el gelato del congelador del fondo y pasarlo a la vitrina expositora de la entrada. Con 20 sabores, esto lleva su tiempo. Y el tiempo es el enemigo de un gelato con buen aspecto.
Contexto: Andalucía, como casi toda España y buena parte de Europa, está viviendo una ola de calor sin precedentes.
¿Ciento ocho puñeteros grados? ¿Es una broma? (Sí, Fahrenheit: unos 42 °C.)
¿Qué significa esto? Que la temperatura ambiente de la tienda, con el aire acondicionado a tope a 16 °C, no baja de los 28 °C.
Y eso significa que las cubetas de gelato empiezan a sudar y a derretirse en el mismo instante en que las saco del arcón congelador.
Y eso significa que tengo que transportar esas cubetas del fondo a la entrada lo más rápido posible. Eso incluye cargarlas en un carrito, moverlas, quitarles las tapas, colocarlas en la vitrina, poner las etiquetas y cerrar el congelador en menos de 5 minutos.
O sea, que voy a toda pastilla.
¿Ir rápido o con prisas?
Al principio iba con prisas. Sentía el pánico. Sobre todo después de hacer un pedido grande al elegante proveedor de gelato de Turín, me volví muy celoso de mi inventario. Esas cubetas eran mis niñas. (Sobre todo las veganas, si soy del todo sincero. Perdón, Nocciola y Stracciatella.)
Y con las prisas, estuve a punto de tirar varias cubetas al cogerlas por el lado largo en vez de por el corto. (Para cuando termines de leer esto, seguramente sabrás lo suficiente como para evitar al menos una docena de mis errores.)
Golpeé el carrito contra la cortina de plástico que separa la trastienda de la tienda y la saqué del todo de su riel. (Desde entonces la he sustituido por una toalla de playa naranja bien grande, hasta que encuentre un taladro.)
Y notaba cómo crecía la ansiedad mientras mi sistema nervioso subía de marcha, más y más.
Contestaba de malas maneras a mi familia, que está aquí siguiéndome la corriente en este giro tan raro.
Irradiaba justo lo contrario de una felicidad tranquila mientras atendía al público. (Sobre todo cuando pedían en español, que aquí abajo suena muy distinto del castellano que he estado aprendiendo.)
Y ahí fue cuando me di cuenta de que necesitaba encontrar la forma de ir rápido sin ir con prisas.
Las prisas
Supongo que la definición de ir con prisas es intentar ir más rápido de lo posible, o de lo sensato. A menudo he aconsejado a la gente que «no empuje el río». Y ahora entiendo lo que eso significa en la práctica.
Ir rápido
Ir rápido es simplemente hacer lo siguiente que toca, paso a paso, sin demoras innecesarias.
Después de una semana repitiendo las rutinas de gelato de la mañana y de la tarde, he ido mejorando. Tengo que pensar menos en lo que viene a continuación: cómo apoyar la tapa del arcón, cómo agarrar las cubetas, dónde dejar las tapas, cómo ordenar los sabores, etcétera.
No es piloto automático, pero se le parece. Una combinación de memoria muscular y una atención concentrada y relajada a cada tarea, a cada momento.
Casi lo describiría como algo meditativo.
Porque esa combinación —automatismo y presencia— hace que pueda ir rápido y mantener la calma.
Es más: estoy aprendiendo a acceder a la calma a través de la rapidez.
Así que ahora, cuando hablo con mis clientes sobre sus vidas estresantes, llenas de plazos, urgencias y cosas que «tenían que estar hechas para ayer», sé mejor cómo guiarlos.
Primero, conecta con la respiración. La respiración 4-6 de toda la vida se ha convertido en mi mejor amiga. No hay manera de ir con prisas sin una respiración rápida y superficial.
Segundo, haz un escaneo corporal de 3 segundos. No hay manera de ir con prisas sin una tensión muscular excesiva.
Tercero, conecta con una intención que guíe el trabajo. Yo quiero infundir a mi producto paz, amor y alegría, así que veo el traslado rápido de un congelador a otro como una forma de impregnar de esas cualidades el gelato, la tienda y a mí mismo.
Te toca
Piensa en una situación recurrente de tu trabajo en la que la rapidez importa, en la que las cosas hay que hacerlas rápido y bien. La presentación para los inversores que hay que entregar mañana. La incidencia de producción que acaba de saltar. La decisión que tu equipo necesita de ti antes de comer.
Ahora pregúntate: cuando estoy en esa situación, ¿voy rápido o voy con prisas?
Aquí tienes una prueba rápida para la próxima vez. Justo antes de lanzarte, tómate diez segundos:
Respira. Una respiración 4-6. Cuatro tiempos al inhalar, seis al exhalar. Si no consigues frenar la respiración, vas con prisas.
Escanea. Tres segundos. ¿Dónde está la tensión? ¿Mandíbula, hombros, estómago? Si lo tienes todo agarrotado, vas con prisas.
Marca una intención. No una tarea. Una intención sobre cómo quieres presentarte en los próximos cinco minutos. Con calma, con claridad, con generosidad, la cualidad que quieras infundir al trabajo.
Y entonces, adelante. Ve tan rápido como necesites.
Después, fíjate: ¿cambió la calidad del trabajo? ¿Reaccionó de otra forma la gente a tu alrededor?
Escríbeme a howiejacobson.com. Me encantaría saber cómo te fue.
Y si te pasas por el pueblo, la primera bola la pago yo.